Финансовый

Финансовый отдел

Управление расходами и платежами, связанными с выполнением клиентского заказа.
Формирование, утверждение и оплата расходов и платежей компании. Оплата расходов по заказам может осуществляться непосредственно из заказа клиента или через отделы (например, для оплаты услуг внешних подрядчиков). Также предусмотрена возможность создания и согласования оплат по закупкам у поставщиков через заявки Отдела Снабжения. Если платежи привязаны к заказу клиента, система автоматически рассчитывает все расходы и доходность по этому заказу.

Записаться на онлайн-демонстрацию

Наши специалисты всегда готовы проконсультировать вас по установке и использованию наших решений, вы можете запросить демонстрацию необходимого вам решения или задать интересующие вас вопросы.

Записаться

Расходы и платежи в Финансовом отделе

В Финансовом отделе процесс оплаты разделен на три направления: оплата по счетам, оплата по Договору/Акту и Выдача наличных средств. Запрос на оплату можно инициировать напрямую из заказа клиента или через другие отделы, например, для оплаты услуг внешних подрядчиков или согласования платежей за закупки у поставщиков через заявки Отдела Снабжения или непосредственно с объекта для закупки с использованием наличных средств из бюджета проекта.

Система также позволяет формировать запросы на оплату платежей, не связанных с выполнением заказов, таких как закупка расходных материалов, внутренние расходы отделов и другие.

Для оптимизации работы Финансового отдела в систему интегрирован График платежей, где фиксируются запланированные оплаты по договорам с внешними подрядчиками и другие регулярные платежи, включая те, что создаются вручную. Когда наступает дата платежа, CRM автоматически формирует запрос на оплату в соответствующем направлении Расходов и платежей, заполняя все необходимые данные по платежу.

Работа с платежами Финансового отдела реализована по следующей схеме:

Проведение оплат в CRM

Порядок выполнения операций по осуществлению платежей в Финансовом отделе определяется должностными обязанностями сотрудника и уровнем его доступа к системе.

Все результаты оплаты автоматически фиксируются в системе с пересчетом данных об оплате в связанных объектах CRM.

Сотрудник

Формирует запрос на оплату, следуя установленному процессу.
В процессе создания указывает получателя платежа, статью расходов, обоснование, сумму и прикрепляет счет.
Если требуется, отмечает необходимость платежного поручения.
После ввода всех данных передает запрос на согласование.

Согласующий

На этапе согласования платежей проверяется правильность запросов на оплату.
Если оплата не проходит, запрос возвращается на этап планирования с указанием причины отказа. Либо платеж полностью отменяется, и ему присваивается статус "Отмена".
После одобрения оплаты запрос переводится на этап "В оплату". Бухгалтерии направляется комментарий, подтверждающий согласование.

Бухгалтерия

Получив запрос на оплату счета, бухгалтер открывает его и переходит по ссылке в карточке к бизнес-процессу оплаты. Доступны два способа работы: напрямую с бизнес-процессом или через постановку задачи на оплату.
В ходе выполнения бизнес-процесса бухгалтер может либо произвести платеж немедленно, либо отложить его с указанием новой даты оплаты. В последнем случае карточка запроса на оплату перемещается в статус «Отложенные платежи», и инициатор платежа получает уведомление об этом.
Бизнес-процесс оплаты также предусматривает возможность запроса от инициатора на предоставление закрывающих документов. После оплаты платеж переходит в стадию «Закрывающие документы», и инициатору ставится задача предоставить необходимые документы для закрытия счета.

Оплаты по счетам

При оформлении запроса на оплату через счет необходимо указать обоснование расходов, дату платежа и сам счет.
При создании платежа через объект CRM, информация об оплате может быть автоматически загружена из родительского объекта.
После совершения платежа данные об оплате автоматически обновляются в карточке объекта, из которого был создан платеж, и в сделке по заказу.
В результате этого автоматически пересчитываются общие расходы по сделке и финансовая составляющая сделки.

Оплаты по Договору/Акту

При оформлении запроса на оплату по договору или акту информация из договора и данные о подрядчике автоматически загружаются в карточку запроса. После осуществления платежа сведения об оплате автоматически обновляются в графике платежей договора этого подрядчика.

Так же все проведенные платежи автоматически фиксируются в карточке компании подрядчика в Битрикс24.

Выдача наличных

Формирует запрос выдачу наличных средств, следуя установленному процессу.
В процессе создания указывает получателя, статью расходов, обоснование, требуемую сумму.
После ввода всех данных передает запрос на согласование.
По завершению использования наличных средств (закупка завершена) система автоматически потребует сдачу отчетности использования наличных средств и возврата не использованного остатка средств.

График платежей

Предназначен для ведения графика отплат финансового отдела по договорам подрядчиков или поставщиков. Так же возможно ручное заведение плановой оплаты в график платежей.

Когда наступает дата платежа, CRM автоматически формирует запрос на оплату в соответствующем направлении Расходов и платежей, заполняя все необходимые данные по платежу.

Примеры разделов Финансового отдела

Оплата по счету

Оплата по Договору/Акту

Выдача наличных

График платежей

Примеры карточек оплат

Карточка Оплаты по счетам

Карточка Выдача наличных

Когда платеж обрабатывается в Финансовом отделе, будь то запрос платежа из заказа клиента или по запросу из другого отдела, например, производственного, связанного с выполнением заказа, информация о платеже автоматически фиксируется в карточке сделки или заказа клиента.

После внесения данных система автоматически вычисляет общую сумму платежей по сделке и отображает её в финансовом разделе карточки. При этом учитываются как запланированные платежи (которые согласованы, но ещё не произведены), так и текущие оплаты, с расчётом доходности сделки.

Интеграции расходов и платежей в карточки объектов CRM

Список платежей в сделке

Финансы по сделке

Платежи в закупках

CRM-форма появится здесь